一般背景用(カレンダー)

労働時間を把握する義務は会社側(使用者側)に課せられており、労働時間把握として適切な方法は厚生労働省の公表している指針に明らかとされています。

したがって、労働者から残業代請求の内容証明、労働審判、訴訟等がなされたとき、会社側が次の反論をすることは、むしろ会社側の義務を果たしていないことを自ら自白するに等しく、不誠実かつ不適切な会社であったと評価されるおそれがあります。

  • 実際の残業時間を知らないので支払う必要はないと考えていた。
  • 残業代はないと説明した上、労働者から残業していないと報告を受けた。
  • 残業禁止命令をしたが労働者が勝手に会社に残ったに過ぎない。
  • 毎日30分程度の端数は切り捨てていた。

いざ労働審判、訴訟等へ紛争が拡大したときに、このような認めがたい主張に頼らざるを得ないことのないよう、日頃から適切な人事労務管理を徹底するようにしましょう。

労働時間の適正な把握のための指針

厚生労働省では「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」という指針を公表しており、実務上適切な労働時間の管理は、この基準に従ったものであると判断されています。

この中では、「労働者の自己申告」という労働時間の管理方法が許されているものの、その運用は適切に行わなければならず、使用者側の圧力によって事実と異なる労働時間管理がなされやすいことからその評価はタイムカード等の方法より厳しく判断されるおそれがあります。

管理監督者、みなし労働時間制の適用される労働者の時間管理は対象外である旨明記されているものの、管理監督者でも深夜残業には割増賃金が生じること、みなし労働時間制であっても残業代が発生する場合がありうること、健康管理の必要性から長時間労働を調整すべきことから、長時間労働を放置しておいてよいわけではありません。

指針による始業・終業時刻の確認と記録

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」は、次の通りとされます。

  • 使用者が自ら現認することにより確認し、記録すること
  • タイムカード、ICカード等客観的記録を基礎として確認、記録すること

したがって、タイムカード等の客観的証拠によって労働時間を把握するのが最も適切であり、労働審判、訴訟等となったときも争いとなる可能性が少ないといえますが、使用者もしくは労働時間管理を行う者(経営者もしくは人事労務・総務の担当者)が実際に労働者の出勤・退勤を確認している場合には、それを元に記録してもよいこととなっています。

タイムカードの適切な運用方法

タイムカードの場合、適切に打刻を運用していれば、労働審判。訴訟等となったとしても、労使双方に、少なくとも労働時間に関する争いは生じにくいといえ、最も適切な労働時間は悪、管理、記録方法として推奨されます。

とはいえ、次のタイムカード運用方法は、不適切なものであり、このようなタイムカードの不適切な運用実態が明らかとなれば、労働審判、訴訟においてタイムカードで示された実労働時間が争いとなるおそれがあります。

  • 終業時刻に一旦「退社」の打刻をさせ、その後残業を命ずる。
  • タイムカードの誤打刻、打刻忘れを放置する。
  • タイムカードを管理者が全員分まとめて打刻する。

  

労働者の側から上記不適切なタイムカード運用を示唆する会社側の命令文書、メール、録音等が提出された場合、労働審判、訴訟においてタイムカードが労働時間を客観的に証明する証拠として使えないこととなった結果、労働者のメモ等労働者に有利な資料に基づいて計算されるケースもあるため、注意が必要です。

自己申告制による記録・管理

労働時間管理を自己申告制で行わざるを得ない場合には、労使関係における労働者の保護から労働者に有利な評価、判断がされるおそれがあるため、特に慎重な運用をしなければなりません。

注意すべきは次の点とされています。

  • 自己申告制の趣旨、記録方法等について労働者に十分説明する。
  • 自己申告制と実際の労働時間が合致しているか実態調査を実施する。
  • 自己申告制の労働時間に上限を設定する等の不適切な制限をしない。

不適切な制限については、実際に「○○時間を超えたら申告してはいけない。」という直接的なものだけでなく、間接的に「○○時間を超えたら評価を減じる」という場合であっても不適切であるとされるおそれがあります。

また、使用者側(会社側)からしても、自己申告のみに頼れば、逆に労働者が過大な労働時間を申告してくるおそれもあり、過大申告を回避するためには、疑わしい申告があるごとに実態調査を行わざるを得ません。

結果として、「適正な労働時間管理を行う」という視点でいえば、残業時間を自己申告制にすることはむしろ手間がかかる可能性があります。

残業代の時効と、記録の保管期間

残業代の時効は2年間とされています。したがって、残業代請求が内容証明、労働審判、訴訟等によってなされた場合には、過去2年分の残業代を一括して支払わなければならないおそれが生じます。

これに合わせ、始業・終業時刻等の労働時間の記録は、労働基準法109条にある「その他労働関係に関する重要な書類」に該当して3年間保存しなければならないこととされています。

具体的に保存しておくべき書類は、次のものです。

  • タイムカード
  • その他、始業・終業時刻を適切に記録したもの
  • 残業命令書
  • 残業申告書、承認書など

また労働基準法108条で作成を義務付けられている賃金台帳の記載事項にも労働時間数が含まれ、所定労働時間、時間外労働時間、休日労働時間、深夜労働時間に分類してそれぞれの時間数を賃金台帳に記録しなければなりません。

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