休職開始療養義務人事労務担当説明ポイント

休職をさせるにあたっては、人事担当者は労働者に対して、制度の説明を十分行い、理解させなければなりません。

労働者は、雇用契約上、労務を提供すべき義務があるのであって、病気になったからといって当然欠勤、休職などの理由で休んでよいわけではありません。

あくまでも、会社が休職制度を用意していることから、会社が就業規則等で定める休職制度の手続きを適切に行うことによって、労働の義務を免除されるに過ぎません。

むしろ、業務上の災害ではなく、プライベートにおける病気、ケガの場合、私傷病であり、休職制度がない場合や、休職制度の適用を認められない場合には、雇用契約で約束した労務の提供を十分にできていないということから、懲戒処分や、最悪の場合には解雇という処分となります。

このように病気を理由として解雇されてしまうことは、長年会社に貢献してきた社員にとってはあまりに不憫であることから、勤続年数の長さに応じて、解雇猶予措置として休職制度が設けられているのです。

したがって、休職開始時には、労働者の誤解のないよう、休職制度、療養に関する基礎知識について、人事担当者が労働者に対してしっかり説明しなければなりません。

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休職開始時になぜ説明が必要なのか

労働者から、休職制度、療養について次のような誤解が生じるケースがあります。

  • 病気になったのだから、休職できて当然である。
  • 診断書で休職が必要と認められれば休職は当然労働者の権利である。
  • 休職期間は、会社に一切関わらなくてもよい。
  • 病気が治るまでは自由に過ごしてよい。

本来、労働者にとって、労働を提供することは義務であって、病気によって労働義務を免除することは、(労災でない限り)例外的な扱いである、という原則をしっかり理解させるようにしてください。

労働者の都合によって労働を提供できない場合には、労働契約を解消するのが原則ですが、「少し休めば治る。」という場合であって、これまでに長期間会社に貢献し、今後も長期間の雇用が予定されるのであれば、少しくらいの欠勤で労働契約を解消するのは、労働者にとって不利益が大きすぎるため、休職制度があるのです。

そのため、アルバイト、パート、契約社員などの非正規社員の場合には、そもそも長期雇用が予定されておりませんし、また、試用期間の社員、勤続年数が短期間の社員はまだそれほど会社に貢献がありませんから、これらの類型には休職制度が適用されないこととなっている会社も多いはずです。

休職する労働者に対する連絡は書面で行う

休職する労働者に伝えるべきことがある場合には、書面、若しくはメールによって行うようにし、言った言わないといった事後的トラブルを回避するようにしてください。

また、労働者は、休職期間は療養に専念する義務があり、休職期間を自由に利用して良いわけではありません。

そのため、電話による連絡となると、「ついでに少し業務の話も・・・。」といった気持ちが生まれてしまう可能性があり、療養に専念できないおそれがあることから妥当ではありません。

休職と療養に必要、十分な程度の事項のみを、書面によって連絡するようにしましょう。

休職開始時に伝えておくべき事項のポイント

休職開始時に、休職をする労働者に対して、人事担当者が伝えておくべき説明について解説します。

まず、労働者に対する休職制度への理解を深めることはもちろん、今後のスケジュールや手続きについてもきちんと説明しておくことが、休職・復職時の労働問題トラブルを避けるポイントです。

休職期間について

まず、休職期間について説明をします。休職期間については、次の3つの「期間」の意味と区別について労働者に理解させてください。

  • 就業規則上、認められる休職期間の上限
  • 主治医が認めた休職を必要とする期間
  • 通常想定される休職期間

まず、就業規則上、勤続年数に合わせて休職期間の上限が定められていることが一般的ですから、その労働者の勤続年数に対応して、どれだけの期間までの休職期間が認められるかを説明します。通常、勤続年数が長ければ長い程、休職期間の上限も長いことが一般的です。

次に、主治医の診断書を提出させ、主治医が認めた休職を必要とする期間(療養に要する期間)を証明させます。このとき、主治医の認めた期間が必ずしも休職期間と同じとなるわけではないことについて、労働者に十分理解させるようにしてください。

休職期間はあくまで会社の判断によって療養に必要となる期間です。例えば、次のケースでは、主治医の認めた療養に要する期間と、会社の命令する休職期間とが異なる可能性があります。

  • 主治医が会社の業務内容を理解せず、少しでも動けるようになって会社に貢献できれば療養は不要と考え、療養に要する期間を短めに算出していた場合
  •   → 会社の命令する休職期間の方が、診断書の療養期間より長くなる可能性があるケース

最後に、労働者の傷病の状況や、過去の会社における実績などを考慮して、通常想定される休職期間を伝え、労働者に今後のスケジュールに関する具体的なイメージを持たせておきましょう。

診断書の送付と今後の療養報告

休職開始時に既に欠勤が継続している場合には、診断書は郵送で送付させるようにし、その送付先を明確に指定しておきます。

休職期間といえども、会社の従業員であり、自由に休んでよいわけではありませんから、療養について報告が必要となります。

会社の側でも、休職の必要性や期間、復職が可能であるかどうかについて、適時適切に判断をする必要があり、その資料として、こまめな療養報告が必要となります。

そのため、療養について報告が必要であることと、その報告の手続き、方法、宛先について指定しておく必要があります。

既に説明の通り、証拠化しておくこと、業務上の連絡など療養の支障となる気持ちを抱かせないようにすることといった理由から、報告は書面によって行わせるようにします。

会社内で書式を用意して労働者に提示しておき、定型的な回答についてはチェック方式にする等の工夫をすると、より無用な考えを抱かせにくく、療養に専念させることができて良いでしょう。

休職期間中の処遇に関する説明

休職期間中の労働者の処遇については、就業規則に規定されていることが一般的ですが、念のため、就業規則の条項を示して丁寧に説明しておくとよいでしょう。

労働者が休職開始時に気にしており、説明が必要なのは次の点です。特に、休職時の給与については丁寧な説明が必要です。

  • 休職時の給与
  • (特に、基本給と手当が分かれている場合に、どの名目が不支給となるか。)
  • 有給休暇の残日数
  • 有給休暇扱いの日数と欠勤日数

そして、休職時の賃金が不支給である場合には、健康保険組合もしくは協会けんぽから傷病手当金の受給が可能である旨も、合わせて伝えておきましょう。

なお、有給休暇については、労働者の利用の意思があって初めて欠勤に有給休暇が充当されるのであって、まずは労働者の意思確認が必要となります。会社の側で一方的に、欠勤分について有給休暇として処理できるわけではありません。

労働義務を免除することについて

休職期間中は、労働の義務を免除されることについて説明しましょう。

ただ、休職命令は、業務命令の一種であり、労働の義務を免除するだけでなく、療養に専念することを命令するものです。

したがって、「少し元気になってきたから少しだけ仕事をしよう。」という労働者の労務提供は、休職期間中は許されません。このような労働者の焦る気持ちによって、休職期間を短縮した結果、再休職が可能となってトラブルとならないよう、むしろ労働は禁じられており、業務連絡をする必要がない旨を説明します。

まとめ

休職制度への労働者の理解が不足した結果、休職・復職についての次のような労働問題がトラブルとなるケースが少なくありません。

  • 休職期間が不必要に長期化する。
  • 短期間で休職から復帰した結果、再療養が必要となる。
  • 復帰したものの、満足に就労することができない状態であった。

労働問題の回避のためには、まずは休職開始時に、必要な事項について過不足なく説明し、説明した事実を証拠として保全しておく必要があります。

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