始末書顛末書違い区別懲戒処分労働問題会社側弁護士東京

始末書と顛末書の違いをきちんと理解して従業員に対して記載を命じていますでしょうか?

始末書と顛末書の違いをあまり理解せず、「題名の違いだけで、どちらでも同じだろう。」と思っている会社が少なくないように思いますが、きちんと区別しなければ、労働者に対する記載命令が違法無効となるおそれもある、思いのほか重要な問題です。

端的にいえば、始末書と顛末書の違いは、始末書には、問題に至った経緯だけでなく、反省、謝罪、再発防止といった労働者からの一定の謝罪の意思が含まれているのに対し、顛末書は経緯のみを記載したものであるという点です。

この点は、始末書の記載、顛末書の記載を業務命令によって強制できるかどうか、また、始末書、顛末書の記載という業務命令に違反した従業員に対して懲戒処分の制裁を与えることができるかという点に関係してきます。

始末書と顛末書の違いをきちんと理解して頂き、御社の適切な労務管理の向上に生かしてください。

問題社員への対応を検討している会社様は、企業の労働問題に強い弁護士へご相談ください。

始末書と顛末書の違い

始末書と顛末書は、いずれも、会社内で問題が起きたときに、その問題に責任ある従業員に対し、上司や会社が提出を命令するという点では共通しています。

しかし、次のように始末書と顛末書は明確に区別して考えるべきであり、その重要性も異なります。

始末書とは?

始末書とは、会社内で問題を起こした場合に、その問題に至る経緯を記載すると共に、謝罪と反省の意思を示し、二度と同様の問題行為を起こさないよう再発防止を誓うという内容を記載した文書をいいます。

したがって、始末書には、謝罪と反省の意思表示が記載されていることが重要です。労働者に誠意があるかどうかを判断する材料として、会社が労働者に対して始末書の提出を命令することがよくあります。

顛末書とは?

顛末書とは、謝罪・反省の気持ちといった意思表示は特に記載されず、問題の起こった経緯について記載した文書をいいます。その内容は、問題が起こるに至った経緯について、原因、理由、結果を具体的かつ詳細に解説する必要があります。

原則として、時系列順で、事実のみを書き連ねるのが一般的です。

ただし、自身の責任を認めている労働者の記載する顛末書には、始末書と同様に、反省、謝罪の気持ちが添えて記載されていることもあります。一般的には、始末書を提出させるほどの重要な問題ではない場合や、始末書の提出を拒否された場合に、会社が労働者に対して顛末書の提出を命令することとなります。

始末書、顛末書の書き方は?

始末書、顛末書の書き方に、法律上のルールはありません。会社内に、定型の書式の定めがある場合には、それに従って記載するよう労働者に対して命ずるのがよいでしょう。

また、定型の書式はないとはいえ、事実の時系列が前後したり、誤字脱字が多かったり、「である」調と「です、ます」調が混在していたりといった、社会人として問題のある内容であった場合には、始末書であっても顛末書であっても注意指導をすべきです。また、提出締切とした期限に遅れて提出される場合にも同様、注意指導が必要です。

始末書提出を拒否された場合、会社の適切な対応

始末書の提出を会社が労働者に対して命令したにもかかわらず、これを拒否されてしまった場合、会社としては非常に困ると共に、腹立たしい気分になるでしょう。

しかし、始末書の提出を命令する際には、会社は細心の注意が必要です。下手な手法を用いる会社では、パワハラ等のトラブルとなりかねません。

なぜ始末書の提出命令を強行できないのか

しかし、既に解説したような始末書の定義によれば、始末書を会社が労働者に対して強制することはできないとされています。

というのも、始末書というのは、既に解説した通り、反省と謝罪の気持ちが含まれたものになるわけですが、日本では憲法上「思想・良心の自由」が従業員に対して認められており、「気持ちを強要すること」はできないからです。

つまり、会社の業務命令としてであっても、「謝れ。」「反省しろ。」と命令することはできないということです。そのため、始末書の提出を強要することとなると、労働者に憲法上保証された「思想・良心の自由」を侵害する可能性があります。

もちろん、憲法上の権利、自由であっても100%保証されているわけではなく、他の権利、利益との調整が必要ですから、労働者が自身の責任で大きな問題行為を起こしたケースなどでは、始末書の提出を強要しても問題ないと判断される可能性もあります。とはいえ、これによって労働問題を拡大することは妥当ではなく、労働審判、団体交渉などとなれば、会社にとって紛争コストが拡大するばかりです。

次で解説する適切な手法によって、同様の効果を実現することを次善の策として検討すべきです。

始末書の提出を拒否された場合の対応

では、始末書の提出を拒否された場合に、始末書の提出命令を強行する以外に考えられる、会社の適切な対応とはどのようなものでしょうか。

最も適切な労務管理の方法は、始末書の提出命令は諦め、顛末書の提出を命令するという手法です。

というのも、顛末書は、経緯の報告のみに留まる内容のものであって、始末書と異なり、労働者の反省、謝罪といった意思が含まれていません。そのため、顛末書の提出を強要したとしても、憲法上保証されている「思想・良心の自由」を侵害することはありません。

そのため、始末書の提出を拒否されたとしても、顛末書の限りで従業員に対して提出を命令し、強制することが可能となります。

問題を起こした従業員に対し、報告義務を課すことは最も重要なことです。また、始末書によって反省と謝罪を強要したとしても、再発を犯す従業員は、将来的にはまたどうせ同じことをします。

したがって、顛末書の強制をし、会社として再発防止の対策を打った上で、同じ労働者が同様の問題行為を起こしたのであれば、次は懲戒処分、解雇などで対応する手法が適切です。このように、新たな再犯に対してより厳しい処分を下すためにも、今回の問題行為の経緯が顛末書として証拠化されていることが重要となります。

顛末書の提出さえ拒否されたら懲戒処分

顛末書の提出を拒否した場合には、正当な業務命令に対して違反をしたことになりますから、会社はその労働者に対して、顛末書の提出拒否を理由に懲戒処分を下すことが可能となります。

顛末書は、その労働者を、再犯を行った場合に厳しい処分に処すための証拠としての意味の他に、会社が再発防止の体制を整え、同種の問題が起こらないように他の従業員を教育するなど、会社が必要な行為を行うために必要な情報でもあります。

したがって、このような重要な情報として会社で活用されることが予定されている顛末書の提出を拒否することは、重要な業務命令違反として、懲戒処分を検討することとなります。

まとめ

以上の通り、始末書と顛末書とは、非常に似た場面で利用され、文言も似ていることから、混同されがちで、その区別はさほど重要ではないと思われがちです。

しかし、会社が適切な労務管理を実行するためには、始末書と顛末書の違いを理解し、その使い分けをきちんとしなければなりません。

問題社員への対応を検討している会社様は、企業の労働問題に強い弁護士へご相談ください。

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